DIY Tilmeldingssystem - Mette la Cour

At samle mail-adresser når man får tilmeldinger til et arrangement.

I dag vil jeg give dig et lille hack. Og det er mest interessant for dig der

inviterer til gratis events af og til
har et e-mail-system
ikke har et tilmeldingssystem

Det kan være du laver lives i en Facebook-gruppe eller på Instagram.

Det kan være du laver webinarer.

Det kan være du holder åbent hus i din virksomhed.

I denne blog vil jeg fortælle dig om hvorfor det er smart at samle mail-adresser fra deltagerne - og indhente tilladelse til at sende nyhedsbreve til dem.

Og så fortæller jeg hvordan du kan lave en DIY-tilmelding - uden at have et egentlig tilmeldingssystem.

I dag vil jeg give dig et lille hack. Og det er mest interessant for dig der

inviterer til gratis events af og til
har et e-mail-system
ikke har et tilmeldingssystem

Det kan være du laver lives i en Facebook-gruppe eller på Instagram.

Det kan være du laver webinarer.

Det kan være du holder åbent hus i din virksomhed.

I denne blog vil jeg fortælle dig om hvorfor det er smart at samle mail-adresser fra deltagerne - og indhente tilladelse til at sende nyhedsbreve til dem.

Og så fortæller jeg hvordan du kan lave en DIY-tilmelding - uden at have et egentlig tilmeldingssystem.

Kommunikation om begivenheden

Når du arrangerer et event eller en begivenhed, er det vigtigt at kunne kommunikere med deltagerne både før og efter arrangementet. En effektiv måde at opnå dette på er ved at indsamle mail-adresser fra de personer, der tilmelder sig dit arrangementet.

Her er eksempler på hvad du kunne kommunikere om:

Det er god stil at sende en “Tak for din tilmelding” på mail til deltagerne. Denne mail er god til at ridse de praktiske detaljer op. Som deltager er netop sådan en mail god at gemme - og evt lægge i kalenderen. Det øger chancen for at de dukker op - dels fordi de afsætter tiden - og dels fordi de mærker at du forventer de kommer.
Materiale til forberedelse. Det kan være at du ønsker at de forbereder sig til dit event - nogle reflektioner fx. Eller det kan være du ønsker nogle input fra dem, som du kan bruge til at gøre dit event endnu mere relevant for dem, der deltager.
Send en påmindelse til deltagerne. For eksempel kan du dagen før arrangementet sende dem en reminder om at I skal mødes i morgen. Det kan også være denne mail, der indeholder et link til en online begivenhed.
Ændringer. Selv om det normalt ikke sker - så kan der ske ændringer eller aflysninger af dit arrangement. Så er det rart at kunne kontakte deltagerne med denne information.
“Tak for din deltagelse”-mail. Dagens efter arrangementet er det også en god ide at sende en tak til deltagerne. Måske der er noget opfølgende materiale, du har lyst til at sende dem.

Al denne kommunikation omkring selve dit event, er med til at give deltagerne en meget bedre oplevelse. De føler sig mere forpligtet til at deltage aktivt - og får dermed også mere ud af dine budskaber.

Det styrker relationen til dine deltagere - de får et bedre indtryk af hvem du er - og har større lyst til at komme igen. Eller endnu bedre - anbefaler dit næste event til andre.

Få deltagerne på Nyhedsbrevet

Men endnu sjovere - hvorfor ikke også få folk med på Nyhedsbrevet? Når nu de gerne vil være med til dit gratis event - måske for at lære dig at kende - så vil det være smart efterfølgende at få lov til at lave passende email-markedsføring til netop disse mennesker.

Hvis de er nye på din mail-liste kan du sende dem en velkomst-mail-serie, der introducerer dig og dine ydelser. Og også aktiverer dem på andre måder, så du lærer dem at kende.

Du har også muligheden for at sende en mail-serie, der laver opfølgende inspiration og salg, som er relateret til dit event.

Du har mulighed for at give dem særlige tilbud eller rabatter.

Du kan invitere dem til lignende events fremover.

Alt dette styrker relationen mellem dig og dine (potentielle) kunder. I har muligheden for at lære hinanden bedre at kende. Og hvem ved - måske du får dine næste fans ud af dette event og den efterfølgende kommunikation

DIY metoden

Nu kunne jeg anbefale dig, at anskaffe dig et egentlig tilmeldings-system. Men hvis det ikke er lige for - eller dit behov endnu ikke er tilstrækkeligt stort til det - ja så giver jeg dig i stedet dette hack til at bruge dit mail-system til at organisere dette.

Og det, du skal bruge er således:

Landing-page med formular

Mon ikke alle mail-systemer giver muligheden for at lave en landingpage? - og der følger ofte templates med, så du hurtigt kan tilsætte dine egne ord, farver og billeder. Dette er din invitation til potentielle deltagere.

Landingpagen har en formular, hvor deltagerne indtaster navn og mail.

Du skal sørge for at du ved hvem i dit mail-system, der er de aktuelle deltagere - så du kan skrive flere mails direkte til dem.

Det er forskelligt hvordan du kan markere deltagerne i dit mail-system. Nogle arbejder med tags, grupper eller særskilte lister. Nogle viser tydeligt, hvilken formular den enkelte har tilmeldt sig på.

Når den er klar, kan du fange linket til den. Det er det, du deler til de potentielle deltagere.

Tak for tilmelding

Du skal sætte automatisering op, så de tilmeldte får en “Tak for tilmelding”-mail med det samme.

Så du skal skrive en mail med de informationer, som deltagerne har brug for. Den mail de gemmer, så de kan minde sig selv om hvor de skal være hvornår.

Måske er denne mail koblet direkte på din landing-page og formular - eller du skal oprette en mail-serie med denne ene mail, som trickes ved tilmelding.

Mails, der sendes ud på specifikke tidspunkter

Du skal komponere de mails, du ønsker at sende ud på specifikke tidspunkter.

Det kan fx være disse mails:

Reminder om at vi mødes i morgen
Tak for sidst mail

Disse mails kan du lave på forhånd og schedulere til de passende tidspunkter.

Tilmelding til Nyhedsbrev

Dem der ikke allerede er på dit nyhedsbrev, skal du slå til på Nyhedsbrevet på et passende tidspunkt.

Måske gør du det i forbindelse med tilmeldingen. Eller måske skal de vente til efter dit event fordi:

Du gerne vil sende dem din velkomst- eller opfølgnings-serie efter eventet, når de har mødt dig
De ikke er klar til at modtage andre mails fra dig, før efter eventet.

Du kan fx lave en automatik, der giver dem Nyhedsbrevs-tagget, når de har fået din “Tak for sidst “-mail.

Hvis dit mail-system kan klare det, kan du i “Tak-for-tilmelding”s-automatikken lægge et "Vent-på-tidspunkt" ind - og så sætte tagget.

Opfølgnings-mail-serie

Det er naturligvis frivilligt - men det kunne jo være, at det ville være naturligt, at dit event følges op af en mail-serie, der giver deltagerne særlige tilbud eller du følger op med et produkt, der ville være relevant for dem at købe.

Du kan enten lave disse mails som schedulerede mail, som du sender specifikt til deltagerne.

Eller du kan lave en mail-serie, med dette indhold. Så kunne den nemt genbruges i andre sammenhænge.

Konklusion

At samle mail-adresser fra deltagerne, der tilmelder sig dit event, er genialt for at opnå en effektiv kommunikation og forbedre arrangementets succes.

Ved hjælp af tilmeldingsformularer og sociale medier kan du nemt indsamle mail-adresser og bruge dem til at sende relevante opdateringer og informationer til deltagerne.

Ved at udnytte mail-adresserne på en personlig og engagerende måde kan du skabe en bedre oplevelse for deltagerne og øge chancerne for at arrangementet bliver en succes.

Og har de samtidigt givet dig lov til at sende nyhedsbreve, kan du styrke din relation til deltagerne og give dem målrettet markedsføring, der er relevant i forhold til dit event.

Step for step teknik guide

Jeg har lavet en step for step guide til at sætte flow'et op i mail-systemet.

Du får overblikket over hvad du skal gøre for at få hele flow'et til at fungere - i generelle termer, som kan findes i de mail-systemer, jeg kender.

Men også med eksempler i MailerLite.

Guiden koster ikke andet end din mail-adresse.

Hent guiden her

DIY – tilmeldingsflow i dit mail-system